表单团队协作功能指南

核心价值：

• 👥 多人协同：多个用户共同管理一个表单；

• 🔐 权限分级：系统角色 + 自定义权限（企业版）；

• 🔄 所有权转移：支持表单在账户间转移；

• 📱 全端支持：PC、移动端、小程序均可操作。

添加表单协作成员

前置准备

• ✅ 被邀请人已注册金数据账号；

• ✅ 了解不同角色权限差异；

• ✅ 确认是否为外部人员。

步骤1：进入协作设置

路径 1：表单页面 → 右上角「协作」按钮
路径 2：表单设置 → 团队协作

步骤2：选择角色身份生成邀请链接

1. 开启「通过链接邀请」；

2. 选择权限角色；

3. 复制链接发送；

4. 对方点击确认加入。

提示：关闭链接重新开启，原链接会自动失效。

步骤3：设置协作权限

系统角色对比：

注意：表单管理员不能移除表单创建者。

表单团队协作 3 种权限说明

变更角色权限变更或移除

步骤一：进入表单团队协作页面

• 路径 1：表单页面 → 右上角「协作」按钮；

• 路径 2：表单设置 → 团队协作。

步骤二：变更账户权限/移除协作

找到对方账户点击「操作」 → 选择「角色变更」或者「移除」。

表单外部协作者说明

表单外部协作者定义：企业账户创建的表单，共享给非本企业的金数据用户时，该用户被标记为「外部协作者」。

权限特征：

• 可分配三种系统角色；

• 默认限制：不能导出数据和附件、不能发送短信/邮件；

• 安全机制：需手动开启敏感权限；

• 开启权限步骤：

  • 进入「团队协作」页面→找到外部协作者→点击「操作」→「变更角色」→勾选需要开启的权限：

    • □ 允许外部联系人导出数据

    • □ 允许外部联系人发送通知

      

共享表单文件夹

企业基础版及以上版本功能；如果你有业务文件夹要共享给同事，可以将对方添加为企业成员后操作。共享后，在文件夹内新建表单、移动表单到文件夹内，协作者都可以实时查看到。

共享给企业成员

点击后，可以设置允许哪些企业成员加入协作，协作身份可以选择「管理员/查看员」。不允许哪个企业成员协作，就设置为「无权限」。

共享给企业

支持一键共享文件夹给企业所有成员，新加入的企业成员也将被自动共享，协作身份可以选择「管理员/查看员」。

文件夹权限说明

文件共享给企业成员后，文件内对应的表单协作权限会继承文件夹权限，继承关系如下：

• 管理员：文件夹内所有表单都被自动设置为「表单管理员」；

• 查看员：文件夹内所有表单都被自动设置为「表单数据查看员」。

移动端添加表单协作

在微信小程序添加表单协作成员

1. 打开金数据小程序并登录；

2. 进入「表单」→「我的表单」；

3. 选择目标表单；

4. 点击「协作」→「邀请」；

5. 分享邀请链接。

   

在金数据 App 添加表单协作成员

1. 打开 App 并登录；

2. 点击底部「表单」；

3. 选择目标表单；

4. 点击「协作」→「微信邀请」。

移动端填写协作限制

• 默认添加为「表单管理员」权限；

• 修改权限需在 PC 端操作；

• 企业版不支持微信链接邀请。

表单团队协作其他常见使用方法介绍

表单模板共享

问题：如何共享表单模板但不共享数据？

解决方案：

1. 复制原表单（不含数据）；

2. 添加同事为新表单的「表单管理员」；

3. 同事可再次复制并独立使用；

4. 各自收集的数据相互隔离。

编辑锁机制

功能：防止多人同时编辑造成冲突，系统自动开启无法关闭。

工作原理：

• 编辑不同数据序号 → 可同时操作；

• 编辑相同数据 → 后访问者等待；

• 自动释放超时锁定。

批量表单共享（企业版）

1. 创建文件夹；

2. 移入需共享的表单；

3. 文件夹整体共享；

4. 统一权限管理。

表单团队协作常见问题

Q1：企业协作者能否成为表单管理员？

答：可以。企业协作者创建表单后，可以邀请任何金数据账户成为该表单的管理员。企业成员身份只决定能否创建表单，不影响被邀请的协作权限。

Q2：企业查看员可以管理表单吗？

答：企业查看员自己不能创建表单，但可以被其他人邀请成为表单管理员，获得完整的表单管理权限。

Q3：什么情况下会被标记为外部协作者？

答：当企业账户的表单共享给非本企业的用户时，系统自动标记为外部协作者，并施加额外的安全限制。

Q4：为什么协作者看不到导出按钮？

答：可能是外部协作者身份。检查方法：

1. 查看是否有「外部联系人」标记；

2. 表单创建者在协作设置中开启导出权限。

Q5：表单管理员可以删除表单创建者吗？

答：不可以。表单管理员拥有几乎所有权限，但不能移除表单创建者，这是唯一的权限限制。

Q6：如何退出协作表单？

答：表单管理员：进入表单 → 协作 → 找到自己 → 操作 → 离开；其他角色：联系表单创建者或管理员移除

Q7：移动端点击邀请链接没反应？

答：需要先登录金数据小程序/App，再点击邀请链接。建议操作顺序：

1. 打开金数据小程序/App ；

2. 登录账号；

3. 返回聊天界面点击链接。

Q8：协作表单的资源消耗算谁的？

答：

Q9：免费版创建者，付费版管理员，能用付费功能吗？

答：不能。付费功能的使用权限跟随表单创建者的套餐。管理员可以添加付费字段，但发布时会提示创建者升级套餐。

Q10：删除表单会影响所有协作者吗？

答：是的。表单删除后，所有协作者都将失去访问权限。删除操作不可恢复，请谨慎操作。

「企业成员」和「表单协作」重要概念澄清

团队协作是表单层面的权限管理，与企业成员（账号层面）是两个独立的概念体系。

企业成员 vs 表单协作者

⚠️ 关键区别：这是两个完全不同层级的权限体系，请务必区分。

企业成员（账号层级）

企业购买的子账户席位，决定账号的基础能力：

表单协作者（表单层级）

针对特定表单的操作权限，与企业成员身份无关：

示例说明

• 张三是「企业协作者」（账号身份） → 可以创建表单；

• 张三创建了表单 A ；

• 张三可以邀请李四（企业查看员）成为表单 A 的「表单管理」；

• 虽然李四不能创建表单，但可以完全管理表单 A 。

表单团队协作应用场景

场景一：部门间协作

需求：销售部创建订单表，财务部需要查看数据

• 方案：添加财务同事为「数据查看员」；

• 效果：财务实时查看订单，无需反复沟通。

场景二：外包项目管理

需求：企业 A 的项目表单，需要外包公司 B 协助收集

• 方案：

  1. 企业 A 员工创建表单；

  2. 添加公司 B 员工（自动标记为外部协作者）；

  3. 分配「数据维护员」权限；

  4. 根据需要开启导出权限。

表单团队协作相关资费介绍